Takvime haftalık bir toplantı koymak kolaydır. Zor olan, o toplantıda verilen kararın üretim alanında karşılık bulmasıdır. Uzaktan kalite sistem yönetimini değerlendirirken ilk konuşulması gereken konu kullanılan toplantı programı değil, işin kim tarafından ve nasıl yürütüleceğidir.
Sahada kiminle çalışılacak?
Uzaktan destek veren kişi, işletmedeki her değişikliği kendiliğinden göremez. Yeni bir ürün devreye alınmış, tedarikçi değiştirilmiş veya kontrol yöntemi farklılaşmış olabilir. Bu bilgilerin düzenli aktarılacağı bir işletme içi sorumlu belirlemek gerekir.
Bu sorumlunun tek başına bütün kalite işlerini üstlenmesi beklenmemeli. Görevi, ilgili kişilere ulaşılmasını ve kararlaştırılan çalışmaların takibini kolaylaştırmaktır. Üretim, satın alma ve yönetimin kendi kararlarıyla ilgili sorumluluğu devam eder.
Bir dosyanın güncel olması ne demek?
Ortak klasöre yüklenmiş bir liste, içeriği güncel değilse yanıltıcı olabilir. Örneğin geciken faaliyetlerin tamamı yeşil görünüyorsa, toplantı sakin geçer ama sorunlar çözülmez. Verinin ne zaman güncellendiği ve kim tarafından doğrulandığı belli olmalı.
Başlangıçta çok sayıda tablo kurmak yerine az sayıda takip konusu seçilebilir: açık düzeltici faaliyetler, yaklaşan kontrol tarihleri, müşteri geri bildirimleri ve öncelikli süreç göstergeleri. Her başlık için veri kaynağını netleştirin. Aynı sayının farklı dosyalarda farklı görünmesi, önce çözülmesi gereken bir işleyiş problemidir.
Toplantı bir karar üretmeli
Örnek bir haftalık görüşmede önce geciken işler ele alınabilir. Ardından yeni bir problem ve bir sonraki dönemin öncelikleri konuşulur. Her kararın sonunda sorumlu, hedef tarih ve beklenen çıktı yazılır. Bir sonraki görüşmede aynı maddeler bu çıktı üzerinden değerlendirilir.
“Takip ediliyor” ifadesiyle haftalarca taşınan işlerde neyin beklendiğini sorun. Bir ölçüm mü eksik, yönetim kararı mı gerekiyor, yoksa görev tanımı mı belirsiz? Görüşmenin amacı yalnızca durum dinlemek olursa, uzaktan destek zamanla rapor alışverişine dönüşür.
Hangi noktada yerinde çalışma gerekir?
Bir çalışma alanının gerçek kullanımını, vardiyalar arasındaki farkı veya uygulamanın ayrıntılarını yalnızca dosya üzerinden değerlendirmek her zaman mümkün olmaz. Fotoğraf ve video bazı soruları yanıtlayabilir; bazıları için doğrudan gözlem gerekir. Bu sınır hizmetin başında konuşulmalıdır.
Örneğin dokümanların düzenlenmesi uzaktan ilerleyebilirken, bir kontrol adımının sahada neden atlandığını anlamak yerinde inceleme gerektirebilir. Uzaktan çalışma kapsamını işletmenin veri düzeni, süreçleri ve ihtiyaçları belirlemelidir. İlk ayın sonunda yalnızca yapılan toplantıları değil, tamamlanan işleri ve devam eden engelleri birlikte değerlendirin.